La migración de EHR genera grandes dividendos para Oak Orchard Health

La migración de EHR genera grandes dividendos para Oak Orchard Health

Durante la pandemia de COVID-19, Oak Orchard Health, con sede en Brockport, Nueva York, estaba creciendo. En julio de 2020, adquirió una práctica privada con tres oficinas, que utilizaba un EHR diferente (Medent) y luego la plataforma eClinicalWorks de Oak Orchard.

Para permitir una transición rápida después de la adquisición, Oak Orchard mantuvo la práctica en Medent e implementó procedimientos y flujos de trabajo para poder solucionar las diferencias. El objetivo era proporcionar una experiencia consistente al paciente en toda la organización.

EL PROBLEMA

“Muy rápidamente, descubrimos que teníamos que implementar muchos procedimientos y flujos de trabajo solo para poder completar la visita de un paciente”, dijo Jason Kuder, CIO de Oak Orchard Health. “La primera vez fue cuando el personal utilizaba Medent para la visita diaria. Cada paciente atendido a partir de ese momento en cada encuentro se creó manualmente en eCW para que pudiéramos enviar reclamos.

“Por lo tanto, un paciente activo tendría básicamente dos cuentas: una en Medent para el registro del paciente y otra en eCW para la facturación”, continuó. “Cuanto más tiempo pasábamos con dos EHR, más nos dimos cuenta de que no importa cuántos procedimientos o flujos de trabajo implementáramos, estas tres oficinas estarían aisladas. Ya no pudimos distribuir nuestros recursos dentro de nuestra organización.

Dominar Medent y eCW era una tarea imposible para los proveedores ocupados atendiendo a los pacientes, y una pesadilla para el soporte, añadió. Con el paso de los años, la organización se ha compartimentado. La contratación se volvió más difícil ya que los proveedores a menudo no estaban capacitados en ninguno de los EHR.

“También tuvimos problemas con los informes diarios, pero lo más importante es que hizo que los informes para UDS fueran aún más difíciles”, explicó Kuder. “Los centros de salud de FQHC están obligados a presentar sus expedientes cada mes de febrero y esto ha sido un obstáculo importante para nosotros.

“Obtener datos de dos EHR y combinar los conjuntos de datos para poder producir informes para la UDS ha sido un gran desafío cada año desde la adquisición”, continuó. “Los pacientes pueden estar en ambos sistemas o solo en uno. La forma en que se documentan es muy diferente, lo que lleva a largas sesiones de validación de datos, una gran ganancia operativa para nuestra organización.

PROPUESTA

Financieramente, Oak Orchard Health ya no podía abordar este problema. Peor aún, la moral del personal estaba en su punto más bajo. Con una importante rotación en la alta dirección, el nuevo CEO ha hecho de la integración de las tres ubicaciones de la nueva empresa en eCW con el resto de la organización la prioridad número uno.

“Pensamos que si pudiéramos conseguir que todos tuvieran el mismo EHR, todos hablaríamos el mismo idioma”, dijo Kuder. “Para nosotros sería más fácil implementar nuevas tecnologías, procedimientos y flujos de trabajo en toda la empresa.

“Tener múltiples plataformas de registros médicos afecta a todos en la organización, desde cómo enrutamos las llamadas entrantes hasta cómo las documentamos en el expediente del paciente”, afirmó. “Tener a todos trabajando desde el mismo EHR nos permitiría brindar una experiencia más consistente al paciente”.

ACEPTAR EL RETO

Cuando los profesionales de TI de la salud hablan de migrar a un nuevo EHR, la mayoría se centra en los datos que deben migrarse de una ubicación a otra, señaló Kuder.

“Es mucho más complejo que eso”, dijo. “En mi opinión, la parte más difícil es tratar de capacitar al personal sobre el nuevo EHR. No era tan simple como saber dónde documentar la altura y el peso de un paciente, por ejemplo. Se espera que todo el flujo de citas de pacientes cambie.

“La analogía que utilicé para este proyecto es intentar cambiar el motor de un avión mientras está en vuelo”, continuó. “Los pacientes no dejan de necesitar ser atendidos sólo porque van a cambiar los EHR. Tuvimos que trabajar en un plan para capacitar a todo el personal, establecer nuevas instalaciones en eCW y migrar datos de Medent a eCW, sin interrumpir horarios de los pacientes.

En cuanto a los datos, el personal tuvo que trabajar con Medent para proporcionar a Oak Orchard todos los datos de los pacientes contenidos en el EHR. Luego, el personal tuvo que proporcionar esto a eCW para que pudieran proporcionar a Oak Orchard un mapa de cómo se ingerirían los datos.

“Dado que los EHR usaban terminología diferente, fue una tarea minuciosa y tediosa, ir línea por línea para cada atributo, desde Medent hasta lo que se llama en eCW”, recordó Kuder. “Una vez que se completó esa parte, haríamos una migración de prueba en un entorno de prueba. Luego revisábamos cientos de registros de pacientes, asegurándonos de que los datos que pudieran migrarse se colocaran en las ubicaciones adecuadas de eCW.

“Mientras este equipo trabajaba en el lado de los datos, otro equipo trabajaba en el lado de la capacitación”, continuó. “Primero comenzamos inscribiendo a todo el personal de estas tres oficinas en cursos en línea de la Universidad eCW según su función. Esto les permitió completar parte de la capacitación inicial cuando tuvieron tiempo disponible”.

Oak Orchard pidió a algunos de sus superusuarios de eCW que visitaran las ubicaciones de la nueva empresa para brindar capacitación práctica. Y envió personal de los sitios de Medent a los sitios de Oak Orchard para ver de primera mano cómo funciona el eCW.

“Una vez que validamos los datos y finalizamos la capacitación, programamos un fin de semana en el que tomaríamos los datos de Medent y los migraríamos a nuestro entorno de producción de eCW”, explicó Kuder. “Básicamente, el personal utilizó Medent por última vez un viernes y empezó a utilizar eCW un lunes. Todo esto ocurrió sin cierre de oficinas”.

RESULTADOS

Uno de los mayores éxitos ha sido la satisfacción del personal. Durante tres años, Oak Orchard había cumplido una doble función. El personal de recepción de estas oficinas ya no necesita ingresar datos en dos EHR. Finanzas no necesita extraer información de un EHR e ingresarla en otro para presentar reclamos.

“Además de eso, pudimos reducir nuestros costos operativos asociados con esta duplicación de trabajo”, informó Kuder. “Hemos podido ayudar a reducir el agotamiento del personal porque hemos ganado flexibilidad con nuestro personal, en el sentido de que podemos desplegarlos donde los necesitemos sin tener que preocuparnos por qué EHR están usando.

“La transición a eCW nos ha permitido unificarnos como sistema y compartir información de manera más eficiente, lo que en última instancia nos ahorra tiempo y brinda una mejor atención al paciente”, dijo -continuó. “Ahora hablamos el mismo idioma y utilizamos los mismos procedimientos y flujos de trabajo en todas nuestras oficinas. Esto por sí solo nos ha permitido lanzar nuevos servicios como el auto check-in”.

Oak Orchard también está en el proceso de instalar quioscos en todas sus ubicaciones. Nada de esto habría sido posible si todavía hubiera dos EHR, añadió Kuder.

CONSEJOS PARA OTROS

“Si alguna vez se encuentra en una situación de adquisición y va a incorporar instalaciones en un EHR diferente, le recomendaría migrar esas nuevas oficinas a su EHR existente como parte de la adquisición”, dijo Kuder. “Cuanto más tiempo se intente mantener dos EHR, más difícil será la transición. Además, la experiencia del paciente se verá afectada dos veces en lugar de una.

“Dedica más tiempo del que crees que necesitarás para un proyecto como este”, continuó. “Dado que el EHR es la aplicación número uno para una organización proveedora, asegurarse de haber realizado toda la diligencia debida permitirá una migración más fluida”.

A la hora de validar los datos, se debe hacer el mayor seguimiento posible, añadió.

“Hay cientos de atributos diferentes para un solo paciente, y cuantas más personas puedas validar para asegurar que los datos hayan migrado correctamente, más completos serán los gráficos”, concluyó.

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